Oprichten van een ondernemingsraad: waar moet je op letten?
Door: Charlotte van Beek
Het oprichten van een ondernemingsraad (OR) is één. Zorgen dat deze zo is ingericht dat de medezeggenschap ook echt iets oplevert, vereist nogal wat werk aan de voorkant: een goede afspiegeling in de OR, overeenkomende verwachtingen, duidelijke rolafspraken. Ik vertel je wat er allemaal bij de oprichting komt kijken.
Ondersteuning nodig bij het oprichten van een ondernemingsraad?
Je kunt de basis maar één keer leggen
Je organisatie is de magische grens van vijftig medewerkers gepasseerd: een OR is nu wettelijk verplicht. Je gaat je oriënteren: wat is een OR? Hoe richt je deze op? Een ervaren adviseur of trainer voor ruggespraak is daarbij belangrijk, want de basis voor een goed functionerende OR kun je maar één keer leggen en kan maar beter in één keer kloppen.
Betrokkenheid als belangrijke bouwsteen
Er dient een draaiboek te komen: wanneer moet het OR-reglement af zijn? Hoe worden de verkiezingen ingericht? De nadruk in de voorbereidingsfase ligt op het betrekken van alle medewerkers: iedereen moet weten wat er gebeurt en waarom. Een OR bestaat in beginsel uit vijf leden – en loopt op naar gelang je meer medewerkers hebt – je wilt dat die een goede afspiegeling vormen van de organisatie. Wanneer veel collega’s zich verkiesbaar stellen, krijg je vanzelf OR-leden die écht het draagvlak hebben om iets te bereiken.
Echt iets losmaken, dat is de rol van de voorbereidingscommissie: een groep medewerkers die samen met de bestuurder en hr-functionaris nadenken over de medezeggenschap in de organisatie. Zij gaan campagne voeren en spreken – als het kan – iedereen persoonlijk. Over wat de verwachtingen van medewerkers zijn van een OR, maar ook over wat te verwachten als OR-lid: als dat aan de voorkant duidelijk is, is de kans groot dat je echte ambassadeurs voor het OR-lidmaatschap krijgt.
De start: visie vormen en structuur krijgen
Na de verkiezingen start de zittingstermijn. Je kiest een voorzitter, plant vergaderingen in en vormt een visie: welke thema’s zijn belangrijk? Medezeggenschap doe je vaak bij je dagelijkse taken, dus kies slim: waar gaan jullie je energie en tijd insteken? Als je dat niet scherp hebt, boet je meteen in aan effectiviteit.
De OR structureren en goed op gang krijgen: een adviseur of trainer van MZ Services begeleidt dit, door te observeren of vergaderingen voor te bespreken. En door feedback te geven, bijvoorbeeld over de toon waarmee iets wordt aangevlogen. Ook signaleert de deskundige in een vroegtijdig stadium zaken waar een OR jarenlang last van kan hebben, zoals grote verschillen in verwachtingen of werkwijze.
Grootste valkuil: weinig aandacht voor het proces
De basis is cruciaal: daarom maak je aan de voorkant afspraken over de rol van de OR. Want als een bestuurder hele andere verwachtingen heeft van de samenwerking dan de OR, dan brengt dat al snel frustraties met zich mee. Het is de grootste valkuil: dat je het samen enkel hebt over de inhoud en dat het proces te weinig aandacht krijgt.
Een zittingstermijn duurt doorgaans drie of vier jaar. Het advies is om gedurende die hele periode je te laten ondersteunen door een adviseur in medezeggenschap, die er voor de gehele organisatie is. Na de oriëntatie- en voorbereidingsfase sluit deze vijf keer per jaar aan bij vergaderingen, om te reflecteren en alles in goede banen te leiden. De aanwezigheid wordt afgebouwd, de jaarlijkse OR-training blijft.
Is de OR een kritische vriend van de bestuurder, een strategische sparringpartner of een toetsend orgaan? Is er enkel sprake van formele instemming of heeft het OR een mandaat om er ook écht iets van te vinden? Je stemt dit aan de voorkant duidelijk af, zodat bestuurder en OR op dezelfde golflengte zitten. Dit bij de start regelen, is cruciaal. Maar ook gaandeweg moet dit proces aandacht krijgen.
