De communicatie van de ondernemingsraad

Agenda en notulen verspreiden

Om binding met de achterban te creëren is het belangrijk om ze op de hoogte te houden. En dan bedoelen we niet alleen via het jaarverslag. Verspreid om te beginnen structureel agenda’s en notulen en sta open voor reacties hierop. Het helpt ook om voor vergaderingen al bij collega’s bekend te maken wat je gaat bespreken zodat zij hier vooraf op kunnen reageren. Communiceer uitkomsten bovendien direct na de vergadering en niet pas drie weken later. Je leest immers ook geen oude krant.

Communiceer bijvoorbeeld per:

• mail
• internet of intranet
• posters
• prikborden
• narrowcasting van het bedrijf
• medewerkersblad

Vragen staat vrij

Maak jezelf als OR letterlijk zichtbaar door eens per maand aan te sluiten bij bijvoorbeeld het afdelingsoverleg. Je kunt dan mondeling toelichten wat er speelt bij de OR en waarvoor je graag input zou willen. Recepties zijn ook uitstekende momenten voor de ondernemingsraad om een korte speech te houden. Of ga gewoon eens buurten om te peilen wat de achterban vindt, het zijn tenslotte jouw collega’s.

There’s an app for that

Participatie-apps zijn een laagdrempelige manier om respons te verkrijgen. Stuur eens in de zoveel tijd een pushbericht als jullie een mening willen over een bepaald onderwerp. Medewerkers vullen dan een open antwoord, poll of multiple choice in. Dat is vaak binnen vijf minuten gepiept en kan ook gewoon via mobiele apparaten. Overigens kun je collega’s ook per mail uitnodigen dergelijke vragenlijsten te beantwoorden. Ze worden dan doorgeleid naar de website.

Probeer niet alles zelf te doen

Vind als OR niet het wiel nog een keer uit, maar maak gebruik van de middelen die je hebt. Er zijn veel kwaliteiten binnen organisaties te vinden, gebruik die dus ook. Betrek bijvoorbeeld iemand van de communicatieafdeling bij jouw communicatieplannen. Natuurlijk kun je het ook buiten het eigen bedrijf zoeken, huur bijvoorbeeld een extern communicatiebureau in om mee te denken.

Sluit aan bij een medewerkerstevredenheidsonderzoek

Veel organisaties houden eens per jaar een medewerkerstevredenheidsonderzoek om eens een thermometer in de organisatie te steken. Sluit hier als ondernemingsraad bij aan. Zo maak je gebruik van een communicatiemiddel dat al werkt en bereik je in één klap heel veel mensen. Stel vragen die jullie belangrijk vinden en vergeet niet om ook te vragen naar het functioneren van de OR zelf. Zo krijg je een goed beeld van hoe tevreden collega’s zijn over jullie functioneren en wat beter kan.

Als niets meer werkt: guerillamarketing

Als de communicatie van de ondernemingsraad in het slop zit en er dringende behoefte is aan input kan guerillamarketing de oplossing zijn. Maak hier alleen in extereme situaties gebruik van, bijvoorbeeld als er geen gesprek meer mogelijk is met de bestuurder. Het moet immers geen gimmick worden. De juiste timing zorgt er daarentegen voor dat jullie OR hét gespreksonderwerp is bij de lunch.

Drie creatieve voorbeelden van guerillamarketing

• Een OR die het niet meer zag zitten, ging over tot een rigoureuze aanpak. De leden trokken in een dodenmars door het bedrijf, compleet in het zwart en mét doodskist. De doodskist stond symbool voor de situatie waarin de organisatie zich bevond. Op een aangehechte pamflet konden medewerkers lezen wat ze penibele situatie was waarin zij zich bevonden.
• Een Engelstalige OR, oftewel Works Council (WC), communiceerden op zeer creatieve manier hun boodschap. De WC hing hun OR-verslag namelijk op in de, je raadt het al, wc.
• Een OR die vragen zette bij een aanstaande reorganisatie plaatste buiten de bestuurder om een groot scherm pal voor de deur van het kantoor. Hierop projecteerden zij een interview met de voorzitter die al zijn collega’s opriep om in actie te komen.