Medezeggenschap in gemeente Winterswijk. Een betrokken adviesrol
Een organisatiewijziging: dat treft iedereen. De OR in gemeente Winterswijk werd vanaf het begin betrokken en adviseert doorlopend, efficiënt én met oog voor medewerkersparticipatie. Medezeggenschap speelt hier een centrale rol. Ambtelijk secretaris Ineke Holkenborg en voorzitter Bjorn Garstenveld vertellen over het proces. “Het OR-lidmaatschap wordt gevoed door betrokkenheid. Je wil het beste voor je collega’s. En voor de organisatie.”
Organisatiewijziging. Waar pakken OR’s hun rol?
Ineke: “Medezeggenschap wordt nóg belangrijker in periodes waarin veel verandering plaatsvindt. In 2019 onderging gemeente Winterswijk een organisatiewijziging. Destijds adviseerden wij als OR positief over deze verandering, mét een aantal aandachtspunten. Om een goed vervolg te geven aan de adviezen die werden uitgebracht, maakten we afspraken. En we zitten nu in het vervolgproces: we gaan regelmatig met de bestuurder om de tafel om te waarborgen dat die afspraken worden nageleefd.
Die manier van werken past ook bij ons. De OR heeft telkens bij de bestuurder aangegeven dat we, los van de haalplicht, graag proactief betrokken willen zijn. Wij weten namelijk dat medewerkers zich gezien voelen door een proactieve en geëngageerde OR die medezeggenschap hoog in het vaandel heeft. Dat merken wij heel sterk in Winterswijk. Bij onze laatste OR-verkiezingen was de opkomst bijvoorbeeld meer dan 80%. Het leeft echt.”
Medezeggenschap organiseren wij doorlopend door proactief het gesprek aan te gaan met onze achterban.
Bjorn: “Dat klopt. En als OR vertegenwoordigen we natuurlijk in de eerste plaats het personeelsbestand. In het geval van deze organisatiewijziging gaat het niet om een kleine verandering. Onze collega’s willen daarin uiteraard gehoord en gezien worden. Wij leggen ons oor bij ze te luisteren om daarna weer in gesprek te gaan met de bestuurder. Op basis van die dynamiek werken we prettig samen.”
Medezeggenschap is óók transparantie
Ineke: “Goed communiceren met je achterban is belangrijk. Medezeggenschap is een levend begrip. Je laat zien wat je doet. We bieden hierom actief inzicht in wat we hebben overlegd met de bestuurder en wat de volgende stappen zijn. Op die manier blijven mensen op de hoogte van de resultaten van onze inzet.”
Bjorn: “En juist in zo’n periode van een organisatiewijziging weegt medezeggenschap extra zwaar. We hebben doorlopend maandelijkse overleggen met de bestuurder en daarvan doen we altijd verslag op het intranet. Collega’s kunnen onze reguliere vergaderingen ook bijwonen voor ruggespraak. Mensen weten ons te vinden. En dat moet ook. Daar blijven we ook in onze trainingssessies met MZ Services op hameren.”
Ineke: “Soms worden we onverhoopt wat minder zichtbaar. We kúnnen simpelweg niet altijd alles naar buiten brengen in de overlegfase. Het mes snijdt aan twee kanten. Als je aan de voorkant al bij een project betrokken bent, kun je vroeg in het proces invloed uitoefenen, dat is aangenaam en efficiënt.
Maar: in veel gevallen is een-op-een terugkoppelen richting de collega’s simpelweg niet mogelijk, omdat er in de loop van het proces al een en ander verandert. Of de informatie is nog te gevoelig. Daar krijgen we vanuit MZ Services ook handvatten voor, want het blijft een uitdaging! Zeker als medezeggenschap en transparantie speerpunten zijn binnen je organisatie.”
Dubbelrol
Ineke: “Twee keer per jaar hebben we trainingen van MZ Services. Dit soort onderwerpen zijn dan uiteraard belangrijke agendapunten. We zijn een jaar geleden gestart met een nieuwe OR. Als er dan opeens zo’n groot onderwerp voor de voeten valt, kun je wel bedenken hoe prettig het is om terug te vallen op mensen die goed meedenken en je wijzen op gevolgen en te bereiken doelen.
We moeten zichtbaar blijven voor elkaar. De lijntjes kort en de infrastructuur helder. Dat moet je met intentie doen.
MZ verzorgt al jaren onze training. Voor deze organisatieverandering werd geen los traject aangezwengeld, maar we konden wel altijd bij ze terecht met losse vragen. Dat werkt erg prettig.”
Bjorn: “Kijk, wij zijn natuurlijk ook als medewerker betrokken, dus we zijn vaak geneigd om vanuit de inhoud te reageren. We hebben toch een soort dubbelrol. Daar wijst MZ-trainer Wieteke ons op. Als OR heb je een ándere rol en moet net je dat stapje hoger. Wat is het effect van wat er speelt? En de gevolgen voor de organisatie? Zo adviseer je zuiver. Dat blijft voor ons allemaal een leerpunt.”
Proactiviteit essentieel
Bjorn: “Proactiviteit is essentieel. Als je afwacht, kun je een stap achterlopen. Wij werken daarom ook doorlopend aan die goede relatie met onze achterban en zorgen dat we van A tot Z bij veranderingen en trajecten betrokken zijn. Zo laten we onze invloed van meet af aan gelden.”
