De voordelen van een online dialoog met de achterban
Door: Arnoud Gazan
Niemand heeft de waarheid in pacht. Bedrijven floreren daarom het beste wanneer over belangrijke onderwerpen de dialoog wordt aangegaan. Met alle neuzen dezelfde kant op is het makkelijker sturen. Juist in tijden zoals deze, waarbij je elkaar makkelijk uit het oog verliest, pleiten wij ervoor in gesprek te blijven met elkaar. En dat kan dus gewoon digitaal.
Waarom een dialoog via digitale weg?
De dialoog voeren via de digitale weg. Dat klinkt onpersoonlijk, maar het werkt juist heel effectief. Wanneer een bestuurder een onderwerp wil bespreken en de meningen van 60 medewerkers wil horen, hangt hij uren aan de telefoon of vindt er een chaotische vergadering plaats met tientallen verschillende meningen.
Via een online tool – van een van onze samenwerkingspartners – deponeer je de vraag bij alle medewerkers tegelijk en reageren zij in hun eigen tijd. Al die meningen staan nu in een overzichtelijk programma. De bestuurder kan op ieder gewenst moment de meningen doornemen en hier een vervolg aan geven.
Vereenzaming is nu een belangrijk thema. Hoe blijf je verbonden als je allemaal thuis zit? En wat kan de organisatie doen om medewerkers daarbij te ondersteunen? Iedereen heeft daar een mening over. In de online tool reageert iedereen geheel anoniem. Daaruit komen een hoop antwoorden. Stap twee is een top 3 maken van alle ingestuurde antwoorden. Nu weet de bestuurder wat volgens het personeel werkt en voor welk initiatief draagvlak is.
Voordeel 1: gehoor aan de achterban
In medezeggenschap is de stem van de achterban van groot belang. Losse interviews kosten veel tijd. Toch vind je het als OR belangrijk om iedereen te betrekken bij een beslissing of advies. Je creëert zo een groter draagvlak. Met behulp van de online tool ‘spreek’ je in mum van tijd de hele achterban en weet je wat er leeft.
Bij MZ Services gebruiken we deze tool al een tijd met veel plezier. We raden het OR’en aan om het ook te gaan gebruiken. Een efficiënte manier van medezeggenschap waar iedereen baat bij heeft.
Voordeel 2: anoniem is eerlijk
Alle medewerkers mogen een antwoord formuleren op de vraag gesteld door de manager, directie of OR. Het antwoord is anoniem. Wanneer je in een meeting jouw mening verkondigt, kan je daarop aangesproken worden. Of misschien denk je: mijn mening is niet belangrijk genoeg. De anonimiteit van deze tool draagt bij aan eerlijkheid van de medewerkers. En ook bij het formuleren van de top 3 is de anonimiteit van nut. Je bent namelijk niet bevooroordeeld van wie de antwoorden afkomen.
Eerlijk is eerlijk: tijd is geld. Via deze online tool bespaar je tijd en dus ook geld. Mooi meegenomen in deze crisis. De dialoog kan het besluitvormingsproces verkorten en bewezen draagvlak zorgt ervoor dat je minder hoeft bij te sturen.
Voordeel 3: structuur
Wel eens geprobeerd een rondje meningen te peilen in een meeting met meer dan twintig man? Dat loopt al snel uit de klauwen. Want collega’s reageren vaak op elkaars antwoord in plaats van op de initiële vraag. Voor je het weet barst er een discussie los en is het einde zoek. Met de online tool reageert iedereen op zijn eigen moment in zijn eigen online omgeving. Geen reacties op elkaar en geen ellenlange vergaderingen.
