Online vergaderen: hoe pak je dat als ambtelijk secretaris aan?
Al ruim een jaar vergaderen en overleggen organisaties en hun teams online. Ook bestuurders, ambtelijke ondernemersraden, werkgroepen en andere organen binnen de gemeente komen virtueel bijeen. Hoe blijf je als ambtelijk secretaris op natuurlijke wijze in the lead tijdens een virtuele bijeenkomst? Pascale Kaiser en René Schaap, ambtelijk secretarissen bij de gemeente Groningen, volgden afzonderlijk van elkaar een online training bij Wieteke Krol, trainer en adviseur bij MZ Services.
Door de inzet van de juiste tools hebben we veel nieuwe inzichten uit de training met Wieteke gehaald waar we verder mee kunnen
Verrassende elementen in een online training
Pascale: “Onze OR is vorig jaar gekozen, met veel nieuwe leden. De OR-cie (commissie P&O van de OR) en P&O had heel sterk de behoefte om gezamenlijk te bepalen wat onze thema’s zijn en waar we staan. Onze voorzitter begreep dat het lastig was, maar wilde toch graag een training opzetten. Ik ben toen op zoek gegaan naar een trainer die op virtuele wijze een stuk variatie aanbood. Dat was een van de belangrijkste eisen aan de training: je zit anders toch een hele lange tijd naar een beeldscherm te kijken. De tools die Wieteke heeft gebruikt tijdens haar training – zoals Nearpod – werden als zeer prettig ervaren. We hebben vooraf besproken wat de inhoud van de training moest zijn. Voor een ambtelijk secretaris is het – in mijn ogen – belangrijk om iets terughoudender te zijn met het aanleveren van onze inbreng op een trainingsdag zelf. Het gaat dan om inhoud: ik vind dat die vooral vanuit de ondernemingsraad moet komen en niet van de ambtelijk secretaris. Het is geen fysieke bijeenkomst, maar je kunt wel degelijk digitaal een heel eind komen.”
Brainstormen: succesvol online
Nearpod is een interactieve online leertool die tijdens de training werd ingezet als digitaal plakbord. Pascale: “We hebben samen sticky notes op een groot bord geplakt en we zijn in werkgroepen uit elkaar gegaan. Het gaf ons echt het gevoel dat we weer even konden brainstormen. Het is een investering geweest die erg zinvol was”, aldus Pascale.
Voor, tijdens én na de training
René beaamt dat de tools die Wieteke heeft ingezet voor de training van het Dagelijks Bestuur van de OR goed georganiseerd waren: “Ook de voorbereiding was op orde. Vooraf hebben alle deelnemers een vragenlijst ingevuld via Belbin.” Het Belbin teamrolmodel onderscheidt negen verschillende teamrollen die in een succesvol team aanwezig zijn. Bijvoorbeeld: de zorgdrager, de specialist of de voorzitter. Met dit stukje voorkennis over zichzelf gingen de deelnemers de training in. René: “Het gaf de mogelijkheid helder te krijgen wat de werkwijze is en hoe je die kunt versterken. Kortom, we hebben nagedacht over de volgende vraag: zit iedereen wel in zijn kracht? En aan de hand daarvan werd het gesprek gevoerd en dat zorgde voor veel input.”
De juiste ‘kick-off’
De training die René volgde, startte met een leuk kennismakingsrondje. Wieteke vroeg iedereen om zijn of haar favoriete muziek delen. Zo krijg je een inkijkje in iemands privéleven. Dit zorgde voor een goede sfeer en gespreksstof vooraf. Ook in die training werd Nearpod gebruikt. René: ‘Het werken in groepjes hadden wij nog niet eerder toegepast. Dit soort tips en tricks maken het vergaderen echt een stuk makkelijker, want het zorgt dat meer mensen de mogelijkheid krijgen om aan het woord te komen en van zich kunnen laten horen.”
Er is echt veel meer mogelijk: dat merk je direct aan de sfeer binnen de vergaderingen
Tips voor online vergaderen
Bij MZ Services deelden we al eerder in dit blog welke lessen wij hebben geleerd van ‘356 dagen online trainen’. Onze tricks en tips om online te vergaderen delen we natuurlijk graag met nieuwe ondernemersraden die dit jaar alles voor het éérst virtueel moeten doen.
Welke tips hebben René & Pascale?
René: “Het opsplitsen in groepjes en werken met Nearpod: dat zijn écht handige tips. Daar moet je misschien even handigheid in krijgen, maar het maakt een lange online vergadering een stuk plezieriger om bij te wonen. De conclusie is dat het naast een stuk leuker, ook eenvoudiger wordt om sneller tot concrete stappen te komen. Die vervolgens meteen in de praktijk toegepast kunnen worden.”
Pascale: “Wat interessant is voor secretarissen die vergaderingen organiseren, is het verkennen van het brede scala aan tools. Niet dat je elke vergadering moet optuigen met allerlei tools, maar we zijn soms nog te terughoudend in het toepassen en aanbrengen van verandering. Terwijl het aanbrengen van variatie het vergaderen minder intensief maakt.”
