5 tips bij het maken van een jaarverslag
Enthousiasmeer de achterban en werf nieuwe OR-leden. Met deze tips wordt jullie jaarverslag een onmisbaar stukje reclame.
Veel OR-leden zien het verplichte jaarverslag als een hoofdpijndossier. Jammer, want als je het goed doet, is het een stukje reclame voor de ondernemingsraad. Zo enthousiasmeer je de achterban en werf je nieuwe leden. Doe je voordeel met deze tips.
1. Val op
Presenteer het jaarverslag als een cadeau. En doe er een ‘strik’ omheen. Een mooi vormgegeven document is aantrekkelijk om te lezen en grijpt de lezer. Gebruik plaatjes en foto’s om de vaart erin te houden, bepaal een vast logo of beeldmerk en denk na over kleurgebruik. Zo ontwikkel je een soort eigen huisstijl die herkenbaar is voor de lezer.
“Wees creatief met de vorm. Maak het jaarverslag bijvoorbeeld op als krant of kalender.”
2. Houd de aandacht van de lezer vast
De lezer heeft weinig tijd en haakt snel af. Schotel hem daarom hapklare brokken informatie voor. Werk met korte alinea’s van maximaal 70 woorden, pakkende koppen en schrijf actief en in de tegenwoordige tijd. Jargon mag je overboord gooien, evenals buitenlandse woorden of te veel afkortingen. Deze zaken leiden alleen maar af van de kern.
“Bedenk van tevoren wat het doel is van jullie tekst. Stem daar de inhoud op af.” – Didi Verhagen
3. Maak de inhoud scanbaar en duidelijk
Goed, de lezer zit inmiddels in jouw tekst en gaat op zoek naar relevante informatie. Zorg daarom dat je de tekst logisch indeelt met een kop en een staart. Vergeet niet om het resultaat op te schrijven. Ook helpt het om zaken uit te leggen met infographics, zoals de samenstelling van de OR. De lezer ziet zo in één oogopslag wat hij wil weten.
Geef aandacht aan de volgende zaken:
- Besprekingen en agendapunten met de directie
- Adviesaanvragen
- Instemmingsaanvragen
- Initiatiefvoorstellen van de OR
4. Breng het jaarverslag onder de aandacht
Genereer aandacht voor het jaarverslag. Reik bijvoorbeeld het eerste exemplaar officieel uit. Zo breng je het intern in de publiciteit. Denk bijvoorbeeld aan de jonge of juist oudste medewerker, een bestuurder of iemand met wie de OR goed samenwerkte. Zorg dat je het jaarverslag na de uitreiking intern wijdverbreid verspreid. Geef ook tijdelijke of langdurig zieke medewerkers een exemplaar. Dat kan natuurlijk ook in pdf-vorm.
5. Start op tijd
Voorkom problemen bij het opstellen van het jaarverslag en begin op tijd. Zo rond september is een mooie periode om te starten. Stel intern een redactieraad aan of besteed het werk uit. Vergeet ook niet budget beschikbaar te maken. Pak februari als deadline. Zo zet je wat druk op de ketel.
