Waarom het OR-jaarverslag de achterban enthousiasmeert

Patrick Hüngens

Vergroot de interesse

Het jaarverslag is bedoeld om verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid. Je laat echter een kans liggen als je het niet óók gebruikt als opwarmertje voor het nieuwe jaar. Zo kan het document een belangrijke communicatietool zijn om in contact te komen met de achterban. Zorg er daarom voor dat je geen dikke, onleesbare pil aflevert, maar een vlot, informatief en leuk verslag vormgeeft dat de lezers inspireert.

Wat er in het OR-jaarverslag moet staan

Gebruik de inleiding om het waarom van het OR-jaarverslag weer eens aan te stippen en de OR-leden nog eens te introduceren. Dit maakt het document persoonlijker en herkenbaarder. Vervolg het verslag met een (grafische) weergave van de opbouw van de OR, met aandacht voor het dagelijks bestuur, de commissies, eventuele project- of klankbordgroepen en de zittingsduur. Het verslag is uiteraard niet compleet zonder wat cijfers. Tel het aantal vergaderingen, behandelde advies- en instemmingsaanvragen en ingebrachte initiatiefvoorstellen, maar ook het aantal nieuwsbrieven en contactmomenten met de achterban. Vergeet overigens ook niet om de uitkomsten te vermelden. Sluit af met een vooruitblik en een ambitie voor het volgende jaar.

Waarom het OR-jaarverslag in verschillende vormen komt

Het oog wil ook wat. Daarom is het verstandig om goed na te denken over de vorm van jouw verslag. Grote kans dat niemand een stapel A4’tjes doorleest, terwijl een glossy flyer met de hoogtepunten veel aantrekkelijker is. Of wellicht wil jouw achterban het jaarverslag wel digitaal ontvangen. Analyseer jouw ontvangers en bedenk welke vorm het beste bij hen past. Wat zeker goed werkt, is om onderwerpen zo visueel mogelijk te maken. Gebruik dus plaatjes, tekeningen, foto’s, grafieken en infographics. Sterker nog: waarom zou je het niet helemáál anders doen? Maak een filmpje of een interactief PDF-document met linkjes naar audio- en videofragmenten.

Creatieve jaarverslagen:

• OR-jaarkalender
• Glossy
• Stripverhaal
• Website
• Video
• Instagramverslag
• Infographic
• Gebonden boek
• Placemat

Maak de achterban enthousiast

Goed. Het jaarverslag ziet er gelikt uit, je behandelt alle onderwerpen die het afgelopen jaar speelden en kijkt zelfs al voorzichtig vooruit naar het komende jaar. Verwerk dan nu nog een stukje opinie in het document om persoonlijke betrokkenheid te creëren. Licht een succes of falen bijvoorbeeld nader toe. Vertel wat jullie werkwijze was en waarom jullie voor bepaalde standpunten en strategieën hebben gekozen. Beschrijf daarbij wat heeft gewerkt en wat niet. Geef alvast een schot voor de boeg over de aanpak voor het komende jaar. Dit maakt de activiteiten van de OR niet alleen concreet, maar zorgt er ook voor dat onderwerpen waarmee de OR te maken heeft, én het OR-werk an sich, gaan leven onder de doelgroep.

Kortom…

Een OR-jaarverslag kun je zien als een “moetje”. De wet schrijft immers voor dat je verplicht bent zo’n document op te leveren. Zo bekeken zal een OR-jaarverslag nooit een spetterend verhaal worden. Je kunt er echter ook voor kiezen om van de nood een (grote!) deugd te maken: nu het toch moet, maken we er ook meteen maar een promotiestunt van! Door een vorm te kiezen die positief afwijkt, verrast en uitnodigt om op te pakken en in te zien, breng je het OR-werk op een positieve manier onder de aandacht. Wie weet hoe enthousiast je collega’s worden om mee te doen!

Wil je een aantal volledige jaarverslagen downloaden en bekijken: check dan dit document.