Een samenwerkingsvorm voor bedrijfsvoeringstaken (SSC’s) loopt niet altijd gesmeerd

In een van de vorige nieuwsbrieven gaven wij onze visie op de vorming van zogenoemde ‘Shared Service Centers’ (SSC’s) bij de overheid. Wat bleek? Samenwerken is uitstekend. Sterker nog: van samenwerken wordt iedereen beter! In de praktijk blijkt echter te vaak dat doel en middel op den duur verwisseld worden. In het begin zijn de intenties nog helder, maar later in het proces (b)lijkt dat de samenwerkingsvorm belangrijker is dan de samenwerking zelf. En nu de bedrijfsvoering-GR als variant in de Wet gemeenschappelijke regelingen is opgenomen, komt dit steeds vaker voor.

Vanuit het oogpunt van een medezeggenschap is de vraag: wat doen we hiermee? Hoe stellen we ons op wanneer bovengenoemde situatie plaatsvindt? En welke positie hebben wij eigenlijk, met name als we letten op het politieke primaat? Wij nemen u graag mee door dit proces, aan de hand van een situatie die zich op dit moment voordoet bij een van onze klanten.

Al zeven jaar in overleg

Al sinds 2010 proberen aanvankelijk vier, nu nog drie, overheidsorganisaties tot een samenwerkingsvorm voor bedrijfsvoeringstaken te komen. Met als doel kostenreductie (de eerste K), vermindering van de kwetsbaarheid (de tweede K) en kwaliteitsverbetering (de derde K). Het proces verloopt buitengewoon moeizaam en stroperig, maar de overgang van personeel naar de inmiddels opgerichte gemeenschappelijke regeling is in zicht.

De Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) heeft de organisatieplannen voor de hoofdstructuur van de nieuwe organisatie en de verschillende onderdelen ontvangen en sommigen van advies voorzien.  Ondertussen proberen de vakbonden in een Commissie voor Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) tot een sociaal statuut voor de inrichting van de nieuwe organisatie te komen. De beschikbaarheid van een degelijk sociaal statuut is voor de BOR een voorwaarde om te starten met de inrichting, en dus de binnenkomst van de medewerkers van het SSC.

Recht op een eigen oordeel

Tegelijkertijd hebben de OR’en van de moederorganisaties adviesaanvragen ontvangen voor de ontvlechting van de onderdelen die aan het SSC moeten worden overgedragen. In een eerdere fase, toen er nog geen BOR was, hebben deze ondernemingsraden met de gedelegeerd WOR-bestuurder afgesproken dat zij bij iedere mijlpaal in het proces, waaronder de momenten waarop de overgang van personeel aan de orde komt, een oordeel zouden geven over de mate waarin de plannen nog aansluiten bij de oorspronkelijke doelstellingen.

Deze afspraak is inmiddels beter bekend als een ‘go/no go moment’. De OR’en hebben deze optie ingebouwd omdat destijds de overtuiging ontbrak, in ieder geval aan de OR-zijde, dat de eerder gestelde doelen realistisch en dus haalbaar zouden zijn.

Geen witte rook

En nu wordt het interessant. De eerste van de drie OR’en heeft in juli 2016 een adviesaanvraag ontvangen inzake de ontvlechting van het eerste organisatieonderdeel dat de overstap naar het nieuwe SSC moet maken. Op dat moment heeft de OR aangegeven geen advies te kunnen geven zolang er in het lokale GO en in het BGO van het SSC nog geen sociale statuten zijn vastgesteld. Inmiddels zijn we bijna een jaar verder en uit de schoorsteen van het GO en het BGO komt vooralsnog geen witte rook.

Toch heeft deze OR niet stilgezeten. Sterker nog, deze OR is diep de archieven ingedoken en heeft een scherpe analyse gemaakt van het huidige proces. Uit deze analyse blijkt dat de aanvankelijk geformuleerde doelen geen van allen gerealiseerd zullen worden. De volgende punten weergeven dit:

• Waar aanvankelijk de kostenreductie dertien miljoen euro zou zijn, blijkt dat er nu sprake is van een kostenstijging van ruim een miljoen euro;
• Vanwege de verhoogde mate van specialisatie van de medewerkers neemt de kwetsbaarheid niet af, maar juist toe. Daarnaast wordt door de ontvlechting de achtergebleven basis in de moederorganisatie smaller;
• Alleen de af te nemen producten en diensten die behoren tot de standaard ‘product- en dienstencatalogus’ van het SSC, krijgen een hogere kwaliteit. Maatwerk is alleen mogelijk zolang dit gezien wordt als ‘een in de PDC opgenomen standaardproduct of -dienst dat of die maar door één van de partners wordt afgenomen’;
• Het werk voor de betrokken medewerkers wordt minder interessant. In één van de organisatieplannen staat: ‘Door de hoge mate van standaardisatie zullen functies van medewerkers inhoudelijk worden uitgehold’;
• De verhouding en de relatie met de moederorganisaties verandert sterk. Directe collegiale ondersteuning en hulp wordt verruild voor een klant-afnemerrelatie, waarbij de dienstverlening zoveel mogelijk op afstand (vanuit het nieuw aangeschafte kantoor van het SSC) plaatsvindt via het zogenoemde ‘click-call-face principe’;
• De externe huisvesting voor het SSC is gehuurd, gerenoveerd en ingericht. Er is een directie aangesteld en het management wordt geworven. De ondersteunende taken worden beschreven en bemenst. Tegelijkertijd ontstaat er bij de moederorganisaties leegstand in de huisvesting. Kortom, opnieuw extra kosten.

Daarnaast moet worden opgemerkt dat de drie partners al enkele jaren een samenwerkingsvorm voor bedrijfsvoeringstaken hebben. Dit zonder rechtspersoon of organisatie. Deze samenwerking heeft al de nodige voordelen opgeleverd, met name op het gebied van gezamenlijke inkoop. Kortom, de betreffende OR heeft vastgesteld dat er geen zwaar opgetuigde rechtspersoon of organisatie nodig zijn.

Grote bereidheid

De samenwerking vloeit voort uit de bereidheid van de organisaties en mensen om kennis, kunde en middelen te delen. Dit kwam ook naar voren tijdens een recent georganiseerde achterbanbijeenkomst, waarbij deze achterban unaniem aangaf geen vertrouwen in de overgang naar de nieuwe organisatie te hebben, maar wel graag met de collega’s van de andere organisaties blijven samenwerken.

Een negatief advies over de samenwerkingsvorm voor bedrijfsvoeringstaken

Op basis hiervan heeft deze OR besloten gebruik te maken van de eerder afgesproken ‘go/no-go mogelijkheid’. Zij gaf aan onvoldoende toegevoegde waarde te zien in de vorming van een aparte organisatie, inclusief huisvesting, directie, overhead en medewerkers. Daarmee geeft deze OR dus een negatief advies over de verdere deelname in de GR, inrichting van de nieuwe SSC-organisatie en de ontvlechting en dus de overgang van de betrokken medewerkers naar de nieuwe organisatie.