'Het is essentieel om concreet en duidelijk naar elkaar te zijn'

“Het wettelijke kader van de WOR is belangrijk en nuttig voor OR-leden”, zegt Paul. “Maar ik zie ook ‘struggles’ in de praktijk. Zo valt me bijvoorbeeld op dat ondernemingsraden wel eens vergeten dat ze zélf ook informatie mogen opvragen. Daar hebben ze volgens artikel 31 van de WOR zelfs recht op.” In dit blog licht Paul daarom verschillende risico’s rondom het informatierecht uit én deelt hij tips om hiermee om te gaan.  

Risico 1: Je vraagt te veel informatie op  

“Ja, je hebt het recht om alle informatie op te vragen. Maar heb je ook écht álle informatie daadwerkelijk nodig? Een mogelijk gevolg als je te veel informatie tot je beschikking hebt, is dat je als OR door de bomen het bos niet meer ziet. En misschien ergert het de bestuurder ook wel een beetje, wat in de relatie ten opzichte van elkaar op de lange termijn niet wenselijk is.”  

Tip: Vraag niet álle informatie op.  

“Ben zo concreet mogelijk in je informatieaanvraag. Vraag niet zomaar ‘alle documenten’ op, maar denk na over welke specifieke informatie je mist om een goed besluit te maken. Misschien heb je alleen inzicht in een bepaalde afspraak nodig, een cijferoverzicht, een contract, of een document uit het sociaal beleid. Als je jouw vraag zo specifiek mogelijk formuleert, krijg je betere informatie.” 

Risico 2: Je ontvangt te weinig informatie 

“Net als een teveel is een gebrek aan informatie ook een risico.” 

Tip: Vraag door 

“Als OR vertegenwoordig je alle medewerkers in het bedrijf. Vaak ben je ook een afspiegeling van het medewerkersbestand en dus heb je ogen en oren in de hele organisatie. Dat is handig om in de gaten te houden of er over bepaalde onderwerpen informatie ‘zweeft’ die je wel nodig hebt om een oordeel te vellen. Ben daar alert op. Het helpt je namelijk om specifieke informatie op te vragen. En verder is doorvragen, doorvragen, doorvragen het devies. In mijn ervaring houden bestuurders zelden bewust informatie achter.”  

Risico 3: Je mist expertise 

“Soms krijg je wel informatie, maar mis je als ondernemingsraad de kennis en knowhow om die te lezen, te doorgronden, begrijpen en/of in context te plaatsen. Dat is niet erg, want je staat er niet alleen voor.” 

Tip: Schakel hulp in 

“Als je bepaalde documenten of gegevens als collectief niet begrijpt, schroom dan niet om hulp van experts in te schakelen om de informatie toe te lichten. Dat kan intern zijn. Degene die het stuk geschreven heeft, bijvoorbeeld. Gaat het om financiële zaken, vraag de CFO of een accountant. En natuurlijk kun je altijd bellen met de mensen van MZ Services, voor kort OR-advies of voor een OR-training op maat.”  

Risico 4: Je hebt last van de geheimhoudingsplicht 

“Er mag geheimhouding worden opgelegd op bepaalde stukken. Maar ik zie ook gebeuren dat ondernemers te pas en te onpas roepen dat een document strikt geheim is. Dan heb je dus wel informatie, maar kan je er niet met collega’s over praten. En dat kan je als ondernemingsraad hinderen in je taak.” 

Tip: Maak het werkbaar voor jezelf  

“Als een document écht geheim is, moet je je daar als OR aan houden. Anders kan dat verstrekkende gevolgen hebben. Maar: laat je niet te snel afschrikken door zo’n claim van geheimhouding. Ondernemers mogen soms wel wat terughoudender zijn om te voorkomen dat op íeder document geheimhouding ligt. Wordt geheimhouding gevraagd? Vraag dan door bij de ondernemer of bestuurder. Waarop geldt de geheimhouding precies? Op een volledig document, of slechts op bepaalde paragrafen? Voor hoelang? Voor altijd? Of een bepaalde periode, tot een concept definitief wordt bijvoorbeeld. En ten opzichte van wie geldt de geheimhouding? Iedereen in de onderneming? Of zijn er collega’s die al wél op de hoogte zijn en met wie je dus in gesprek kan? Je kunt je vaak prima aan je geheimhoudingsplicht houden op een manier die ook voor jou werkt.”  

Even opfrissen: vertrouwen is de sleutel

De WOR is veelomvattend. Het informatierecht is slechts één van de vele rechten en plichten die je hebt als OR. Ben jij nieuw in de wereld van ondernemingsraden, ken je de wet nog niet zo goed of wil je je geheugen even opfrissen? Lees dan ook het blog, waarin Paul de basis van het informatierecht onder de loep neemt.