Waarom aannames doen funest is voor OR-werk
Door: Wieteke Krol
‘De bestuurder weet vast hoe het werkt’ of ‘de directeur heeft hier natuurlijk al over nagedacht’. Herkenbare gedachtes? Het zijn vaak gevaarlijke aannames om te doen binnen de OR. En meestal gericht naar de bestuurder. Hij of zij krijgt vaak geen eerlijke kans meer vanuit de OR voor een open gesprek. Toch hoor ik deze uitspraken vaak in trainingen met OR-leden. Dat kan bewust of onbewust zijn. In beide gevallen is het zaak je er als OR bewust van te zijn. Op die manier krijgt het gesprek een eerlijke kans.
Ontstaan van de aanname
Bewust of onbewust kan een aanname ontstaan. Bijvoorbeeld door eerdere ervaringen met een bestuurder. Door in het verleden behaalde resultaten na het aangaan van het gesprek. Of door iets wat rondgaat op de werkvloer. Je denkt al te weten hoe er gereageerd gaat worden. Of je vult zelfs al in wat de bestuurder denkt.
"Ik zeg niet dat iedere aanname verkeerd is. Maar ik vraag OR-leden wel altijd even om de aanname te checken. En dat is relatief eenvoudig.”
Spreek het uit
‘De directeur zal vast al op de hoogte zijn van ons plan’ of ‘hij zal vast zo min mogelijk mensen willen betrekken bij het plan’. Door zulke aannames te doen, gaan leden met een negatief gevoel het gesprek in. Dat is voelbaar. En reden voor de bestuurder om in de verdediging te schieten. Voorkom dat door het bespreekbaar te maken.
Het klinkt bijna te simpel: spreek je zorg uit en vraag of het klopt. Dat kan er zo uitzien: ‘Ik heb het gevoel dat je weinig mensen op dit project wil inzetten. Klopt dat?’ Op die manier krijgt degene tegenover je een kans zijn bedoelingen helder op tafel te leggen. Het zorgt voor een opener gesprek waarin OR-leden en de bestuurder prettiger met elkaar leren samenwerken.
Gemeente Wageningen
Tijdens een training met OR-leden van de gemeente Wageningen vroeg ik bij elke stelling of ze het zeker wisten. Zo dachten ze zeker te weten dat een bestuurder geïrriteerd was binnengekomen. Dat kan. Maar misschien was hij ook gehaast door een file. Of speelt er thuis van alles. Door de ‘brutale’ vraag te stellen of het klopt wat je denkt, kwamen zij erachter dat hij niet geïrriteerd bleek te zijn. Uiteindelijk kreeg ik terug dat de relatie tussen de bestuurder en de OR een stuk beter werd. De OR wordt vaker betrokken bij vraagstukken en oefent meer invloed uit.
Brutale vraag
Alhoewel het vrij gemakkelijk klinkt om zorgen uit te spreken, begrijp ik dat het als een brutale vraag aanvoelt. Terwijl een aanname doen, zonder het te checken of het klopt, veel brutaler is. Vraag jezelf van tevoren een aantal zaken af: weet ik zeker dat wat ik denk, klopt? Baseer ik het op een ervaring uit het verleden, iets wat ik heb gehoord of een aanname van een ander?
Ben je daarna niet meer zo zeker van je stelling, buig hem dan om naar een open vraag. Dat kan door te beginnen te vertellen welk gevoel je hebt bij een situatie. En te vragen hoe nu verder zodra de open vraag eenmaal gesteld is. Iedereen krijgt direct de gelegenheid de aanname te ontkrachten waardoor er een transparant gesprek ontstaat.
Bewust worden van aannames tijdens een training
Om mensen bewust te maken van aannames en tools te geven daarmee om te gaan, zetten we tijdens trainingen soms de ‘Serious Game’ in. Dit is een veilige setting waarin fouten gemaakt mogen worden. We nemen voor dit aspect speciaal een acteur mee waarmee de OR in een gesimuleerde situatie oefent een open gesprek aan te gaan.
Opletten op aannames doen
Niet ieder OR-lid is hetzelfde. We stimuleren juist om een OR te creëren met medewerkers die allemaal hun eigen talenten bezitten. De één zal het daarom ook makkelijker afgaan om de open vraag te stellen over de aanname, dan de ander. Door de gehele OR er bewust van te maken, kunnen leden elkaar erop wijzen zodra er een aanname wordt gedaan. Het lid dat het niet erg vindt om de vraag te stellen, kan dat oppakken. Terwijl een ander OR-lid het gesprek verder aanvult. Verdeel de rollen onderling om er samen het sterkst uit te komen.
