Zo richt jij de OR-vergadering effectief in: 9 tips
Geniet jij als OR-lid op dit moment nog van jouw welverdiende vakantie? Heerlijk! Even geen meetings, afspraken of langdradige vergaderingen. Hoewel we niet kunnen wachten om elkaar weer fysiek te ontmoeten, kunnen we die langdradige vergaderingen wat mij betreft achterwege laten. Lijkt dat je ook wel wat? Begin na de vakantie met wat aandacht aan vergaderen te besteden. Met deze tips kom je uiteindelijk tot betere besluitvorming.
OR vergaderingen lopen vaak uit om verschillende redenen. Omdat OR-leden elkaar herhalen om aan te geven dat ze het eens zijn met elkaar. Of de agenda wordt niet strak aangehouden omdat er nu eenmaal informeel vergaderd wordt. Maar daardoor wordt er wel steeds van het onderwerp afgeweken en dat kost tijd. En dat urenlange vergaderen, komt je concentratie niet ten goede. Zo vergader je juist minder efficiënt en blijven actiepunten liggen.
1. Stel een tijd vast
Het is een open deur en juist daarom wordt dit vaak vergeten. Stel een tijd vast voor de vergadering en communiceer dit van tevoren duidelijk naar de andere OR-leden. Tip: je kunt beter elke maand één uur vergaderen dan om de twee maanden twee uur. Zo zit de materie nog verser in het geheugen. Je pakt sneller door op wat er de vorige keer gezegd is. En een uur is behapbaar voor ieders concentratie. Zo weet je zeker dat je jullie uur effectief benut. Of gebruik 50 minuten, zodat je 10 minuten hebt om goed voorbereid aan je volgende uur in je agenda te beginnen.
2. Besteed aandacht aan elkaar
Zit iedereen op zijn plek? Ga dan niet meteen over tot de orde van de dag. Praat eerst eens vijf of tien minuten over hoe iedereen erbij zit. Zo weet je wat er speelt in de OR en kun je elkaar tijdens de vergadering makkelijker aanspreken of ontzien als dat nodig is. En door te beginnen met dit koetjes-en-kalfjes-gedeelte blijft de rest van de vergadering functioneel.
3. Zorg voor een duidelijke rol voor de voorzitter
Dit hoeft niet per se de voorzitter van de OR te zijn. De rol kan ook elke vergadering wisselen. Net naar wie de kwaliteit heeft om deze rol op zich te nemen. Spreek van tevoren uit wie de voorzitter is en welk gedrag hierbij hoort. Deze persoon bewaakt de tijd en houdt het gesprek bij het onderwerp.
4. Spreek jullie doel uit
Bij efficiënt vergaderen hoort een doel. Wat willen jullie aan het eind van de vergadering voor elkaar krijgen? Wat moet dit agendapunt opleveren: een advies aan de bestuurder over de aanstaande fusie? Een ander schoonmaakschema of meer vakantiegeld? Zet dit duidelijk bij het onderwerp op de agenda en benoem dit in de vergadering. Wordt er afgeweken van het onderwerp? Wijs elkaar dan weer op dit doel.
5. Hak besluitvorming op in fases
Als het gaat om besluitvorming is het slim om deze te splitsen in verschillende fases. Ook wel de BOB-methode; je scheidt de beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming van elkaar. Bij iedere fase horen andere vragen. Dit kun je ook gebruiken om je vergadering te structureren. Zet per agendapunt niet alleen het doel, maar ook de fase van besluitvorming waar de OR zich momenteel in bevindt, erbij. Zijn jullie nog bezig om een beeld te vormen van die ene nieuwe afdeling? Waak er dan voor dat OR-leden al een oordeel uitspreken en roep hen tot de orde als dat wel gebeurt.
6. Geef iedereen het woord
Sommige OR-leden kijken liever eerst de kat uit de boom voordat ze van zich laten horen. Daag juist deze mensen uit om als eerste iets te zeggen. Doe dat op een vriendelijke manier. ‘Hans, we gaan het vandaag hebben over een nieuwe personeelsplanning. Ik ben heel benieuwd hoe jij hierover denkt.’ Zo helpt de voorzitter iedereen om een bijdrage te leveren.
Voorkom dat OR-leden in herhaling vallen door te vragen of iemand nog iets toe wil voegen wat nog niet gezegd is. Zo dwing je iedereen na te denken over het onderwerp en met iets nieuws te komen, of hun mond te houden.
7. Beschouw de vergadering als onderdeel van een serie
Een vergadering staat niet op zichzelf maar moet altijd aansluiten op de vorige én volgende afspraak. Zijn de actiepunten van vorige keer uitgevoerd en bij wie liggen de volgende actiepunten? Wat is het grote plaatje en waar zitten we nu? Als jullie dit doorhebben, is de vergadering altijd effectief.
8. Noteer actiepunten
Aanhakend op het vorige punt: noteer elke bijeenkomst de actiepunten. De notulen kun je wat mij betreft achterwege laten maar acties en besluiten zijn cruciaal om vast te leggen. Dit zijn de belangrijkste notulen van de vergadering. Zo kun je altijd terugpakken op wat er de vorige keer is afgesproken. En daarop voortzetten.
9. Neem taart mee!
Het maakt elke vergadering leuker: taart. Of iets anders lekkers. Deel iets uit tijdens de eerste vijf minuten van de meeting. Een klein moment van ontspanning waarin iedereen wat kan kletsen en het groepsgevoel kan pakken. Houd dit wel beperkt tot maximaal 10 minuten. Dan kunnen jullie daarna in volle vaart de agenda afwerken.
